Ett Facility Management (FM)-avtal för ”levande och hållbara kontorsmiljöer att längta till”!

Tillsammans sattes tydliga mål för vad Sweco ville uppnå med upphandlingen och det nya FM-avtalet och dessa mål blev vägvisare för Tenant & Partner i arbetet att säkerställa rätt mekanismer i det nya avtalet samt val av upphandlingsförfarande. Utvalda FM-leverantörer bjöds in att lämna anbud där dessa gavs utrymme att föreslå både operativa- och avtalsrelaterade lösningar. Med fokus på att över tid arbeta mot Swecos mål vägledde Tenant & Partner, i samråd med Sweco, processen att finslipa avtalet utifrån att skapa balans för båda parter där viktiga hörnstenar var transparens, rådighet, effektivitet, kvalité och incitament att driva strategiska frågor.

Sweco både vill och tror på det långsiktiga i att hantera sin FM-leverantör i partnerskap för att optimera och uppnå bästa resultat. Tenant & Partner säkerställde därför att det i avtalet inkluderades vägledande principer, grunder i hur parterna förväntas agera och bevaka varandras intressen samt ett partnerskapsindex som värdemätare för relationen och för hur väl partnerskapet fungerar och levererar.

Efter många fruktsamma dialoger in i början av 2024, blev parterna med Tenant & Partners vägledning överens och Sweco kunde med vald FM-leverantör signera ett nytt och väl genomarbetat FM-avtal med fokus på de mål Sweco satt upp från start. Några exempel på vad som arbetats in är en öppen prismodell där FM-leverantören hålls ansvarig för operativ kvalité och kan erhålla ytterligare ersättning för specifika resultat relaterade till Swecos fokusområden. Parterna har strävat efter en enkelhet med minimal administration där Sweco har så stor kontroll som möjligt över sin FM-budget samtidigt som värde skapas för Sweco och dess medarbetare. Resan mot parternas vision kan börja: ”levande och hållbara kontorsmiljöer att längta till”.

Det nya FM-avtalet realiserades på kort tid och samtliga involverade parter förtjänar en eloge för det fantastiska arbete som utfördes. Samarbetet präglades av ett lösningsorienterat fokus med högt i tak där alla bidrog med rätt intentioner för att gemensamt föra ett väl genomarbetat avtal i mål.