Redan 2015 startades en intern dialog hos Atea om hur kontoret skulle kunna förbättras och optimeras för de ca 700 medarbetarna som hade Kista-kontoret som tillhörighet. Ateas befintliga hyresavtal skulle löpa ut sommaren 2020 och de ville utreda om de kunde sitta kvar i sina befintliga lokaler eller behövde flytta. Atea längtade efter en arbetsplats som kunde vara ”The place to be”.
Flytta eller optimera?
2018 inledde Atea ett samarbete med Tenant & Partner för att se över rådande lokalsituation. Under Q2 2018 – Q3 2019 genomfördes lokalupphandling innefattande både förstudie (marknadsläge/lokalsökning/ekonomiska jämförelser), visningar av lokaler som var aktuella i processen samt hyresförhandlingar.
Atea valde tillslut att sitta kvar i befintliga lokaler och ett nytt hyresavtal tecknades med Atrium Ljungberg på Kronoborgsgränd 1. För att förenkla, optimera och förbättra flödet så omfördelades Ateas förhyrda ytor i huset. Totalt sett rörde det sig om ca 7 500 kvm.
Övergång till flexibelt arbetssätt
Samtidigt som de sista förhandlingarna pågick för lokalerna initierade Atea tankarna om ett flexibelt arbetssätt vilket ledde till att en förstudie startades under våren 2019. Förstudien visade en beläggning på ca 35% av kontorets alla arbetsplatser samtidigt som medarbetarna uttryckte ett missnöje i arbetsmiljön. I april 2019 fattar Atea ett beslut om att övergå till ett flexibelt arbetssätt och med det nya beslutet i grunden förhandlas hyresavtalet vidare och ett nytt hyresavtal tecknas sommaren 2019. Det nya avtalet innebar ingen större förändring storleksmässigt men möjliggjorde en annan optimering av ytan i form av en ny stor matsal, ny konferensavdelning samt större omklädningsrum och duschmöjligheter för Ateas medarbetare.
När det nya hyresavtalet var tecknat fortsatte samarbetet mellan Atea och Tenant & Partner in i etableringsfasen där Tenant & Partner stöttade med övergripande projektledning, stöd i förändringsledning och inredningsupphandling. Ombyggnationen startade i januari 2020 i en yta som var helt ny för Atea varpå verksamheten kunde fortgå som vanligt med minimal påverkan.
Covid-19 som katalysator
När delar av medarbetarna under våren 2020 skulle flytta från sina ordinarie arbetsplatser till de nya ytorna med flexibla arbetsplatser slog covid-19 till. År 2020 skulle komma att bli ett ledsamt år på många sätt men för detta projekt bringade det faktiskt något bra. Atea valde att inte jobba på kontoret vilket innebar att projektet och bygget fick fri tillgång till alla ytor och det hela flöt på jättebra. Covid-19 fungerade samtidigt som en katalysator för det digitala arbetssättet. Eventuellt tidigare motstånd till flexibelt arbetssätt suddades ut då medarbetarna insåg att de kan jobba tillsammans trots att de inte sitter bredvid varandra.
En inspirerande arbetsplats
Den 30 september 2020 stod Ateas nya arbetsplats redo. Det nya, fräscha och omdisponerade kontoret om ca 7 500 kvm erbjuder tillsammans med det nya arbetssättet goda förutsättningar för både distansering och samverkan – fysiskt och digitalt. De naturliga samarbetsytorna har blivit fler samtidigt som det finns utrymme för fokuserat arbete, både enskilt och i grupp. En arbetsplats att trivas på för Ateas drygt 700 medarbetare.
”Vi är verkligen stolta över vad vi åstadkommit tillsammans med Atea och alla inblandade parter i detta projekt. Såklart är det synd att covid-19 sätter stopp för den där speciella känslan och spänningsmomentet som vi brukar få uppleva när ett lokalprojekt är klart och medarbetarna anländer till ett nytt/ombyggt kontor för första gången. Men vi är glada över att hittills fått höra många uppskattande kommentarer från de medarbetare som varit på plats på deras nya arbetsplats” säger Josefine Lundin, projektledare Tenant & Partner.
En viktig framgångsfaktor i arbetsplatsförändringen var mixen av externa- och interna kompetenser som bidrog med mycket kunskap vilket möjliggjorde ett fint samarbete och ett smidigt projekt, från start till mål.
– Tillsammans skapar vi ett inspirerande och meningsfullt arbetsliv!
Tveka inte att höra av er om ni behöver hjälp att anpassa er arbetsplats till just era unika behov.
