Den digitala arbetsplatsen blir allt viktigare i vår vardag och den värld vi lever i, synnerligen i rådande tider. Vi blir allt mer vana att förhålla oss till att vi ska kunna arbeta från vilken plats som helst, när som helst och från vilken enhet som helst. Den digitala arbetsplatsen ska precis som den fysiska arbetsplatsen, bidra till att skapa förutsättningar för samarbete på bästa sätt, både internt och externt. Samtidigt ska den digitala arbetsplatsen hjälpa oss att hitta det vi söker, trygga att information finns tillgänglig och att vi på ett smidigt sätt både kan hitta och dela kunskap med varandra.
Hållbarhet och effektivitet
Den digitala möteskulturen uppmuntras både ur ett hållbarhetsperspektiv som ett effektivitetsperspektiv. Men för att vi ska vara trygga i att välja bort ett fysiskt möte där det passar bra att köra ett digitalt möte istället gäller det att skapa en digital möteskultur som bidrar till att upplevelsen blir minst lika bra som ett fysiskt möte.
Tio tips för ett bättre digitalt möte
- Kunskap om hur de digitala verktygen fungerar rent praktiskt. Inget är självklart så se till att alla medarbetare känner sig trygga med att sätta upp, bjuda in, koppla upp och ansluta till ett digitalt möte.
- Bjuder du in en extern person till ett digitalt möte för första gången är det en fin gest att först säkerställa att hen känner sig bekväm med det verktyg ni kommer använda er utav.
- Ta till vana att inkludera en digital möteslänk i dina mötesinbjudningar i de möten som fungerar att hållas digitalt. Det sparar tid om ett fysiskt möte mot förmodan skulle behöva ske digitalt istället. Men var tydlig med dina förväntningar om mötesdeltagarna behöver vara på plats.
- Tekniska detaljer som ljud och bild måste fungera. Tag action direkt efter mötet om något krånglar, testa sedan tekniken igen med en kollega.
- Skapa en tydlig agenda i inbjudan, minst lika viktigt i det digitala mötet som det fysiska mötet.
- Digitala möten kräver oftast bättre struktur, se till att tydliggöra hur mötet är tänkt att läggas upp. Exempelvis: inledande presentation, frågevarv, förtydligande och summering.
- Inkludera alla. Vissa är mer försiktiga med åsikter/input än andra. I ett digitalt möte blir det därför extra viktigt att säkerställa att alla som önskar kommer till tals. Glöm heller inte bort att välkomna alla i introduktionen och tacka för deltagande vid avslut. Extra viktigt om du är moderator.
- Använd kameran, det skapar en bättre känsla av att alla är med. Kolla gärna in i kameran istället för på skärmen. Precis som i ett fysiskt möte märks det snabbt om du sysslar med något annat som att svara på mail eller fippla med telefonen.
- Om du är med via länk, se till att trycka ”mute” när du inte pratar för att minimera bakgrundsljud. Och använd med fördel hörlurar som är anpassade för digitala möten (vanliga mobilhörlurar fångar ofta upp bakgrundsljud).
- Informera var eventuellt presentationsmaterial och anteckningar som delas under mötet kan hittas efter avslutat möte.
Arbetsplatsen består av flera delar som tillsammans skapar ett strategiskt verktyg för att skapa värde. Den framtida arbetsplatsen är en helhet där både den fysiska och digitala arbetsplatsen hänger tätt ihop med kultur och ledarskap. Det är upp till varje enskild verksamhet att se utmaningarna som möjligheter, vi guidar gärna på resan!
