Halverad kontorsyta och cirkulära inköp – skapade en arbetsplats med puls

Tillsammans med Bosch Rexroth påbörjades sökningen av en ny lokal utifrån bland andra följande kriterier:

• Lokalen ska vara mer centralt belägen för att lättare attrahera arbetskraft
• Området ska ha bra kommunikationsmöjligheter för att bland annat minska antalet bilresor och bidra till mindre koldioxidutsläpp
• Fastighetsägaren ska arbeta aktivt med fastighetens miljöprestanda

Transparens och löpande information genomsyrade hela projektet där alla medarbetare tidigt i processen, samt löpande, fick komma till tals genom bland annat workshops och enkäter. Tenant & Partner genomförde en restidsanalys för att utvärdera olika geografiska lägen och dess påverkan på medarbetarnas restid. Resultatet av analysen låg till grund för det fortsatta lokalsöket som fokuserades på söderort där man till slut hittade en lokal i Liljeholmen i Stockholm. Tenant & Partner hjälpte till vid förhandling med fastighetsägaren och granskning av det nya hyresavtalet om 1 000 kvm. Tenant & Partner drev även lokalprojektet fram till inflytt och stöttade med förändringsledning i övergången till ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

I ursprungsplanen för den nya lokalen skulle 20 procent av den nya inredningen köpas in begagnat. Efter vidare analys av miljöpåverkan, möjligheten att minska budget samt då återbruk gick i linje med Bosch Rexroths hållbarhetsprogram köptes 55 procent återbrukad inredning. Bland annat är alla skrivbord och skrivbordskärmar återbrukade. Den ökade delen av cirkulära inköp i kombination med att enbart några mindre lokalanpassningar gjordes i de nya lokalerna och att projektet hade bra kostnadskontroll resulterade i att kostnaderna för hela projektet blev 9 procent lägre än budgeterat.

Den nya lokalen med 50 arbetsplatser har bidragit till att skapa en ökad puls och en tillsammans-känsla mellan avdelningarna. Medarbetarna är stolta över sin nya arbetsplats och lokalen inspirerar till att ta emot besökare. De medarbetare som innan var tveksamma till att frångå egna kontorsrum är idag positiva till det aktivitetsbaserade arbetssättet. Lokalen främjar sociala möten och bidrar till att många upplever att det spontant går att lösa småsaker med kollegor som man innan behövde boka möten till. Medarbetarna känner att dom vill komma in till kontoret, beläggningen för hur många som är på plats är cirka 55 procent jämfört med cirka 25 procent innan flytten. En av framgångsfaktorerna är involveringen av alla medarbetare och det höga engagemanget under hela projektet.